Erst der Prozess, dann die Software
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass ein unklarer Ablauf unverändert digital nachgebaut wird. Deshalb beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme: Wie läuft der Prozess heute, Schritt für Schritt? An welchen Stellen wird ausgedruckt, abgetippt, gesucht oder per E-Mail hin- und hergeschickt?
Das größte Einsparpotenzial liegt häufig nicht in neuer Software, sondern in einem sauber automatisierten Ablauf. Oft genügen dafür Werkzeuge, die mit Microsoft 365 bereits vorhanden sind.
Typische Ansatzpunkte
- Digitale Dokumente: eine strukturierte Ablage in SharePoint statt verteilter Ordner, mit Versionierung und klaren Berechtigungen.
- Freigaben und Anträge: Urlaubsanträge, Bestellfreigaben oder Rechnungsprüfung als digitaler Workflow statt Umlaufmappe.
- Formulare: Daten werden einmal erfasst und automatisch weiterverarbeitet, statt sie mehrfach abzutippen.
- Automatisierung: wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsversand oder Berichte laufen im Hintergrund.
- Schnittstellen: Systeme wie Buchhaltung, ERP und Microsoft 365 tauschen Daten aus, ohne Umweg über Excel.
- Dokumentenmanagement: bestehende Archive strukturiert nach Microsoft 365 überführen, statt Insellösungen weiter zu pflegen.
Aus der Praxis: automatisierter Rechnungsversand
Bei einem Kunden wurden Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware einzeln exportiert, umbenannt und manuell per E-Mail verschickt. Heute werden sie automatisch erzeugt, dem richtigen Empfänger zugeordnet und sicher über Microsoft 365 versendet. Das Ergebnis: deutlich weniger manueller Aufwand, weniger Fehlerquellen und ein nachvollziehbarer Versandprozess.