IT-Lösungen // E-Mail-Signaturen
Zentrale E-Mail-Signaturen: einheitlich, aktuell und auf jedem Gerät
Jede E-Mail ist eine kleine Visitenkarte. Mit CodeTwo verwalten wir die Signaturen aller Mitarbeitenden zentral: gleiche Gestaltung, aktuelle Kontaktdaten und alle Pflichtangaben, egal ob aus Outlook, dem Browser oder vom Smartphone gesendet.
// Kennst du das?
Fragen, die du dir stellen solltest
Sieht die Signatur bei allen Mitarbeitenden gleich aus, oder baut sie sich jeder selbst?
Stehen Handelsregister, Geschäftsführung und Sitz in jeder geschäftlichen E-Mail?
Wie lange dauert es, bis ein neues Logo oder eine neue Telefonnummer überall stimmt?
// Das Problem
Warum das wichtig ist
In vielen Unternehmen pflegt jeder seine Signatur selbst. Das Ergebnis: alte Logos, falsche Telefonnummern, unterschiedliche Schriften und vom Smartphone nur „Von meinem iPhone gesendet“. Dabei gelten die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe auch für geschäftliche E-Mails. Fehlen sie, kann das abgemahnt werden. Und jede Änderung bedeutet, dass alle selbst nacharbeiten müssen.
// Die Lösung
So lösen wir das für dich
Wir setzen CodeTwo Email Signatures 365 ein, das wir auch selbst bei Mindbrain nutzen. Die Signatur wird einmal zentral gestaltet und automatisch an jede Mail gehängt, mit den Daten jedes Mitarbeitenden aus Microsoft 365. Neue Kollegin, neue Durchwahl oder neues Logo? Wir ändern es an einer Stelle, und ab der nächsten Mail stimmt es überall. Für Messen oder Aktionen blenden wir auf Wunsch einen Banner ein, zeitlich begrenzt und nur für die passenden Abteilungen.
Wir betreuen Unternehmen in Unna, Kamen, Holzwickede, Dortmund und ganz NRW, vor Ort und per Fernwartung.
// Leistungsumfang
E-Mail-Signaturen: das ist enthalten
Preise bekommst du in einem individuellen Angebot, abhängig von der Zahl der Postfächer.
- Einrichtung von CodeTwo für deine Microsoft-365-Umgebung
- Gestaltung der Signatur in deinem Corporate Design
- Alle Pflichtangaben vollständig und einheitlich
- Signaturen auf allen Geräten: Outlook, Browser und Smartphone
- Eigene Signaturen für Abteilungen, Standorte oder Sprachen
- Banner für Aktionen und Veranstaltungen, zeitgesteuert
- Pflege der Benutzerdaten in Microsoft 365
- Änderungen an der Signatur auf Zuruf
// Ablauf
So läuft es ab
- 01
Gestalten
Wir entwerfen die Signatur passend zu deinem Erscheinungsbild und stimmen sie mit dir ab.
- 02
Einrichten
Wir verbinden CodeTwo mit Microsoft 365 und legen fest, wer welche Signatur bekommt.
- 03
Testen
Erst mit wenigen Postfächern, dann für alle, ohne dass jemand etwas tun muss.
- 04
Betreuen
Änderungen, neue Mitarbeitende und Banner pflegen wir zentral für dich.
// FAQ
Häufige Fragen: E-Mail-Signaturen
Funktioniert das auch, wenn wir vom Smartphone senden?
Ja. Im Cloud-Modus ergänzt CodeTwo die Signatur nach dem Senden auf dem Server, egal ob die Mail aus Outlook, dem Browser oder vom Smartphone kommt. In Outlook kann die Signatur zusätzlich schon beim Schreiben angezeigt werden.
Brauchen wir dafür Microsoft 365?
CodeTwo Email Signatures 365 ist für Microsoft 365 und Exchange Online gemacht. Für lokale Exchange-Server gibt es eine eigene Variante. Sprich uns an, wir finden die passende Lösung.
Müssen unsere Mitarbeitenden etwas tun?
Nein. Name, Position und Telefonnummer kommen aus den Benutzerdaten in Microsoft 365. Ändert sich etwas, pflegen wir es dort, und die Signatur passt sich automatisch an.
Wo werden die Daten verarbeitet?
CodeTwo läuft in Rechenzentren von Microsoft Azure, die Region Deutschland ist wählbar. Der Anbieter ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
// Passt gut dazu
Weitere Lösungen rund um E-Mail
Alle Leistungen sind einzeln buchbar. Gemeinsam ergeben sie eine E-Mail-Umgebung, die sicher, aufgeräumt und rechtssicher ist.
Sieht jede eurer E-Mails professionell aus?
Schick uns eine Mail aus deinem Team, wir sagen dir, was sich verbessern lässt. Unverbindlich und persönlich.