Managed Services // E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung nach GoBD: automatisch, sicher und schnell durchsuchbar
Geschäftliche E-Mails müssen über Jahre vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Wir archivieren automatisch und machen jede Mail in Sekunden wieder auffindbar.
// Kennst du das?
Fragen, die du dir stellen solltest
Wusstest du, dass geschäftliche E-Mails bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen?
Wie erfüllst du die Archivierungspflicht nach den GoBD?
Wie schnell findest du die gesamte Kommunikation mit einem Kunden?
// Das Problem
Warum das wichtig ist
E-Mails sind Geschäftsbriefe und müssen nach den GoBD vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder das Outlook-Archiv reichen dafür nicht, weil Mails dort gelöscht oder verändert werden können. Und ohne Archiv sind Mails über viele Postfächer verstreut und kaum zu durchsuchen.
// Die Lösung
So lösen wir das für dich
Unsere Archivierungslösung erstellt automatisch Kopien aller E-Mails und legt sie unveränderbar ab. So erfüllst du die Vorgaben der GoBD, ohne dass dein Team etwas tun muss. Gleichzeitig wird das Archiv zum Werkzeug: Mit der Suche findest du in Sekunden alle Mails zu einem Kunden oder Begriff, direkt in Outlook, im Browser oder auf dem Smartphone. Wer was sehen darf, regelst du über Berechtigungen.
Wir betreuen Unternehmen in Unna, Kamen, Holzwickede, Dortmund und ganz NRW, vor Ort und per Fernwartung.
// Leistungsumfang
E-Mail-Archivierung: das ist enthalten
Preise bekommst du in einem individuellen Angebot, abhängig von Umfang und Größe deines Unternehmens.
- Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Revisionssichere, unveränderbare Ablage
- Schnelle Suche über das ganze Unternehmen
- Zugriff über Outlook, Browser oder Smartphone
- Rechtesteuerung: wer welche Mails sehen darf
- Schutz vor Datenverlust bei E-Mails
- Lokal auf eigenem Server oder in einem gesicherten Rechenzentrum
- Eigene Datensicherung mit Überwachung
// Ablauf
So läuft es ab
- 01
Variante wählen
Lokal bei dir oder in der Cloud, passend zu deiner Umgebung.
- 02
Einrichten
Wir richten Archiv, Berechtigungen und Datensicherung ein.
- 03
Archivieren
Ab sofort wird jede Mail automatisch und unveränderbar archiviert.
- 04
Betreuen
Wir überwachen Archiv und Sicherung und kümmern uns um Updates.
// FAQ
Häufige Fragen: E-Mail-Archivierung
Reicht das Outlook-Archiv nicht aus?
Nein. Im Outlook-Archiv können Mails gelöscht oder verändert werden. Die GoBD verlangen eine vollständige und unveränderbare Aufbewahrung.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre, wie andere Geschäftsunterlagen auch. Im Zweifel stimmst du das mit deinem Steuerberater ab.
Funktioniert die Archivierung mit Microsoft 365?
Ja. Wir archivieren auch E-Mails aus Microsoft 365 und Exchange Online.
Lokal oder Cloud, was ist besser?
Die Cloud-Variante ist schneller startklar und braucht keinen eigenen Server. Die lokale Variante passt, wenn Daten im Haus bleiben sollen. Wir beraten dich.
// Passt gut dazu
Weitere Managed Services
Alle Leistungen sind einzeln buchbar. Wer seine IT komplett abgeben möchte, fährt mit der IT-Flatrate meist am besten.
Ist deine E-Mail-Archivierung prüfungssicher?
Wir schauen uns deine Situation an und empfehlen die passende Variante. Unverbindlich und persönlich.