Erst die Daten, dann die KI
Jedes KI-Werkzeug ist nur so gut und so sicher wie die Daten, auf die es zugreift. Microsoft Copilot zum Beispiel arbeitet mit allem, worauf ein Benutzer in Microsoft 365 Zugriff hat: E-Mails, Chats, Dokumente in SharePoint und OneDrive. Das macht ihn leistungsfähig, stellt aber auch Anforderungen an deine Umgebung. Sind Berechtigungen über die Jahre zu weit gewachsen, liefert Copilot plötzlich Gehaltslisten oder Verträge, die nicht für jeden bestimmt sind.
Deshalb beginnt eine sinnvolle KI-Einführung nicht mit Lizenzen, sondern mit Struktur und klaren Regeln: Wer darf was sehen? Wo liegen sensible Daten? Welche Regeln gelten für die Nutzung?
Das passende Werkzeug für jede Aufgabe
- Microsoft Copilot: direkt in Outlook, Teams, Word und Excel, wenn dein Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet.
- ChatGPT, Claude, Gemini & Co.: die Business-Versionen der bekannten KI-Assistenten, mit klaren Regeln, was dort verarbeitet werden darf.
- Eigene KI-Assistenten und Automatisierung: zugeschnitten auf dein Unternehmenswissen und deine Abläufe, zum Beispiel für wiederkehrende Anfragen oder Dokumente.
Welche Lösung passt, hängt von deinen Aufgaben, deiner bestehenden IT und deinen Datenschutzanforderungen ab. Oft ist es eine Kombination.
Wo KI im Mittelstand echten Nutzen bringt
- Texte und E-Mails: Entwürfe, Zusammenfassungen und Antworten in einem Bruchteil der Zeit.
- Besprechungen: Protokolle und Aufgaben werden aus Teams-Meetings automatisch erstellt.
- Wissen finden: Informationen aus Dokumenten und Ablagen gezielt abfragen, statt lange zu suchen.
- Dokumente auswerten: Angebote, Verträge oder Berichte schneller erfassen und vergleichen.
- Interne Assistenten: Antworten auf wiederkehrende Fragen, gestützt auf das Wissen deines Unternehmens.
KI und Sicherheit gehören zusammen
Viele Mitarbeitende nutzen längst frei verfügbare KI-Tools, oft ohne dass die Geschäftsführung davon weiß. Dabei gelangen schnell vertrauliche Daten in fremde Systeme. Eine verbindliche KI-Richtlinie legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten dort verarbeitet werden dürfen.
Hinzu kommt der EU AI Act: Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Schulungen sind damit nicht nur sinnvoll, sondern Pflicht.
Unser Vorgehen
Wir klären mit dir, wo KI dir Arbeit abnimmt, und wählen die passenden Werkzeuge aus. Bei Microsoft 365 prüfen wir im Copilot-Readiness-Check Berechtigungen und Datenablage. Dazu kommt eine KI-Richtlinie, die festlegt, welche Werkzeuge erlaubt sind. Anschließend begleiten wir die Einführung mit einer Pilotgruppe, schulen dein Team und messen, wo KI tatsächlich Zeit spart.