IT-Lösungen // Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement mit SharePoint: finden statt suchen
Rechnungen, Verträge, Angebote: Wir bringen Ordnung in deine Dokumente. Mit SharePoint aus Microsoft 365 entsteht eine Ablage, in der jeder findet, was er braucht, und nur sieht, was er sehen darf.
// Kennst du das?
Fragen, die du dir stellen solltest
Wie lange sucht dein Team am Tag nach Dokumenten?
Welche Datei ist die aktuelle: „Angebot_final“ oder „Angebot_final_neu“?
Wer hat bei euch Zugriff auf Personalunterlagen und Verträge?
// Das Problem
Warum das wichtig ist
In vielen Unternehmen liegen Dokumente verteilt: auf dem Server, in E-Mail-Postfächern, auf dem Desktop und in Papierordnern. Niemand weiß sicher, welche Version gilt. Berechtigungen sind über Jahre gewachsen und kaum noch nachvollziehbar. Das kostet Zeit und ist ein Risiko, spätestens bei einer Prüfung oder wenn jemand das Unternehmen verlässt.
// Die Lösung
So lösen wir das für dich
Wir nutzen SharePoint aus Microsoft 365 als zentrale Dokumentenablage. Viele Unternehmen haben es bereits lizenziert, aber nicht strukturiert eingerichtet. Genau da setzen wir an.
Zuerst schauen wir uns an, wie bei euch mit Dokumenten gearbeitet wird. Daraus entwickeln wir eine Struktur mit Bibliotheken, Metadaten und Berechtigungen. Freigaben, etwa für Eingangsrechnungen, bilden wir digital ab. Der Zugriff funktioniert über Teams, den Explorer oder unterwegs, sicher abgesichert über Microsoft 365.
Wir betreuen Unternehmen in Unna, Kamen, Holzwickede, Dortmund und ganz NRW, vor Ort und per Fernwartung.
// Leistungsumfang
Dokumentenmanagement: das ist enthalten
Preise bekommst du in einem individuellen Angebot, abhängig von Umfang und Größe deines Unternehmens.
- Analyse eurer Dokumente und Abläufe
- Konzept für Ablagestruktur, Metadaten und Berechtigungen
- Einrichtung von SharePoint-Bibliotheken und Teams-Anbindung
- Übernahme bestehender Dateien vom Server oder aus Ordnern
- Digitale Freigabeprozesse, zum Beispiel für Eingangsrechnungen
- Aufbewahrungsrichtlinien und Versionierung
- Einbindung von Scannern und E-Mail-Eingang
- Schulung deines Teams und Begleitung im Alltag
// Ablauf
So läuft es ab
- 01
Verstehen
Welche Dokumente gibt es, wer arbeitet damit, was muss aufbewahrt werden?
- 02
Strukturieren
Wir entwerfen Ablage und Berechtigungen gemeinsam mit dir.
- 03
Einführen
Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, Schritt für Schritt.
- 04
Weiterentwickeln
Wenn die Ablage steht, digitalisieren wir weitere Abläufe.
// FAQ
Häufige Fragen: Dokumentenmanagement
Brauchen wir dafür ein eigenes DMS?
Nicht unbedingt. Wenn ihr Microsoft 365 nutzt, ist SharePoint bereits lizenziert. Damit lassen sich Ablage, Versionen, Freigaben und Aufbewahrung strukturiert umsetzen, ohne ein weiteres System einzuführen.
Ist SharePoint revisionssicher?
SharePoint bietet Versionierung, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien. Ob die Anforderungen der GoBD erfüllt sind, hängt aber nicht nur an der Technik, sondern auch an euren Abläufen. Deshalb dokumentieren wir beides, auf Wunsch mit einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Was passiert mit unseren bestehenden Ordnern?
Wir ziehen sie nicht einfach eins zu eins um. Zuerst legen wir eine sinnvolle Struktur fest, dann übertragen wir die Daten, sauber und mit passenden Berechtigungen.
Können wir Papierbelege einbinden?
Ja. Eingescannte Dokumente landen direkt in der richtigen Bibliothek, etwa vom Multifunktionsgerät oder per E-Mail. Welche Belege digital bleiben dürfen, klären wir mit Blick auf eure Aufbewahrungspflichten.
// Passt gut dazu
Weitere IT-Lösungen
Jede Lösung planen wir so, dass sie zu deiner bestehenden IT passt. Gemeinsam betrachtet ergeben sie mehr als die Summe der Einzelteile.
Wie viel Zeit kostet euch die Suche nach Dokumenten?
Wir schauen uns eure Ablage an und zeigen dir, wie es mit SharePoint aussehen kann. Unverbindlich und persönlich.