Montagmorgen, der neue Kollege ist da. Der Laptop leider noch nicht fertig. Programme fehlen, das Druckerlaufwerk ist nicht verbunden, und die Zugänge kommen „im Laufe des Tages“. Das kostet nicht nur Zeit, sondern hinterlässt auch einen schlechten ersten Eindruck. Dabei lässt sich das weitgehend automatisieren.
So war es früher
Ein Techniker nimmt das neue Gerät, installiert Windows, spielt Programme einzeln auf, richtet Drucker, Laufwerke und E-Mail ein und stellt alles nach seinem Gedächtnis ein. Das dauert Stunden, und kein Gerät gleicht dem anderen. Sicherheitseinstellungen hängen davon ab, woran gerade jemand gedacht hat.
So geht es heute: Autopilot und Intune
Mit Microsoft-Werkzeugen, die in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten sind, läuft die Einrichtung weitgehend automatisch:
1. Das Gerät wird vorab registriert
Neue Geräte werden bereits beim Kauf oder vor der Auslieferung für dein Unternehmen hinterlegt. Der Laptop „weiß“ damit schon im Karton, zu welcher Firma er gehört.
2. Der Mitarbeitende meldet sich an
Nach dem Auspacken verbindet er sich mit dem Internet und meldet sich mit seinem Firmenkonto an. Das geht im Büro genauso wie im Homeoffice.
3. Alles Weitere kommt automatisch
Intune spielt Programme, Einstellungen, WLAN, Drucker und Sicherheitsrichtlinien auf. Verschlüsselung, Virenschutz und Updates sind von der ersten Minute an aktiv.
4. Loslegen
Outlook, Teams und OneDrive sind eingerichtet, die Dateien des Teams sind da. Nach kurzer Zeit ist der Arbeitsplatz einsatzbereit.
Die Vorteile auf einen Blick
- Schneller: Kein manuelles Einrichten mehr, auch nicht bei zehn Geräten gleichzeitig.
- Einheitlich: Jeder Arbeitsplatz hat denselben Stand, Fehler durch Vergessen fallen weg.
- Sicherer: Sicherheitsrichtlinien greifen ab dem ersten Start, nicht irgendwann.
- Ortsunabhängig: Das Gerät kann direkt ins Homeoffice geschickt werden.
- Einfach zurückzusetzen: Scheidet jemand aus oder ist ein Gerät defekt, ist es schnell für den nächsten Einsatz vorbereitet.
Technik allein reicht nicht
Die beste Automatisierung hilft wenig, wenn die IT erst am Montagmorgen vom neuen Kollegen erfährt. Genauso wichtig ist der organisatorische Teil: Wer meldet einen Neuzugang, wie früh, und mit welchen Informationen? Welche Rechte, Programme und Gruppen braucht die Rolle? Und was passiert am letzten Arbeitstag mit Konto, Daten und Gerät? Ein kurzer, dokumentierter Ablauf für Ein- und Austritte spart jedes Mal Zeit und Nerven.
Checkliste: Ist dein Onboarding startklar?
- Neue Geräte werden über Autopilot oder ein vergleichbares Verfahren eingerichtet.
- Programme und Einstellungen kommen automatisch, nicht per Hand.
- Verschlüsselung und Virenschutz sind ab dem ersten Start aktiv.
- Es gibt einen festen Ablauf, mit dem Neuzugänge rechtzeitig gemeldet werden.
- Für jede Rolle ist klar, welche Rechte und Programme sie braucht.
- Die Zugangsdaten für den ersten Tag werden sicher übergeben.
- Auch der Austritt ist geregelt: Konto, Daten und Gerät.
- Geräte können ohne Techniker vor Ort eingerichtet werden.
Wenn du bei mehr als zwei Punkten zögerst, lohnt sich ein genauerer Blick.
So läuft es in der Praxis ab
Ausgangssituation: Ein wachsendes Unternehmen stellt mehrere Mitarbeitende pro Quartal ein. Jeder Laptop wird bisher von Hand eingerichtet, was pro Gerät einen halben Tag kostet, und kein Gerät gleicht dem anderen.
Vorgehen: Gemeinsam wird ein Standard-Arbeitsplatz definiert: Programme, Einstellungen, Sicherheitsrichtlinien. Dieser wird in Intune abgebildet, neue Geräte werden über Autopilot registriert. Parallel entsteht ein kurzes Onboarding-Formular, über das die Personalabteilung Neuzugänge rechtzeitig meldet.
Ergebnis: Der Laptop geht versiegelt an den neuen Mitarbeitenden, der meldet sich an und arbeitet nach kurzer Zeit. Alle Geräte sind auf demselben, sicheren Stand, und die IT wird schon Tage vor dem ersten Arbeitstag eingebunden.
Häufige Fragen
Was ist Windows Autopilot?
Windows Autopilot ist ein Verfahren von Microsoft, mit dem neue Windows-Geräte automatisch für ein Unternehmen eingerichtet werden. Der Mitarbeitende meldet sich mit seinem Firmenkonto an, alle weiteren Einstellungen und Programme kommen über Microsoft Intune.
Welche Lizenz brauche ich für Autopilot und Intune?
Benötigt werden unter anderem Microsoft Intune und Microsoft Entra ID P1. Beides ist zum Beispiel in Microsoft 365 Business Premium enthalten. Welche Lizenz zu euch passt, klären wir gern gemeinsam.
Funktioniert das auch mit vorhandenen Geräten?
Ja. Bestehende Geräte können nachträglich registriert und beim nächsten Zurücksetzen automatisch eingerichtet werden. So lässt sich der Umstieg schrittweise gestalten, ohne alle Geräte auf einmal zu tauschen.
Wie geht es weiter?
Wie wir Arbeitsplätze und Geräte in Microsoft 365 verwalten, liest du unter Microsoft 365. Warum verwaltete Geräte auch bei einem Verlust entscheidend sind, zeigt unser Beitrag Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Smartphone verliert?. Für weitere Ideen, wie Abläufe einfacher werden, schau bei Digitalisierung vorbei.
// Autor
Sebastian Drees, Geschäftsführer der Mindbrain GmbH. Er begleitet Unternehmen in NRW dabei, ihre IT sicher, strukturiert und zukunftsfähig aufzustellen.